Control para la Solución de Problemas

 

En las organizaciones, la solución de problemas gira en torno a la selección de la acción alternativa más idónea entre varias existentes que resulte en la solución de aquello que impide lograr un objetivo, una meta o un labor especifica que aspiramos obtener, y que en el mejor de los casos ya ha sido planificada con anterioridad.

Para lograr tomar la decisión correcta por muy elemental que sea el problema que se haya presentado, se debe tener claro qué debe lograrse para una situación optima, cuál es el problema en específico, la identificación y evaluación de las posibles alternativas que existen para el caso, la elección e implementación de la alternativa mas viable, como también, el  seguimiento y evaluación de la misma.

En ese camino de resolver o solventar un problema de la organización se presentan una serie de interrogantes para quién es responsable de la solución:

 ¿Cómo verifico la naturaleza y magnitud del problema?,  ¿A partir de que información verificar su posible origen?,  ¿De dónde se obtiene información que permita basar u orientar un solución eficaz?,  ¿Realmente conozco y domino la organización dónde trabajo?, ¿Cuento con el control de las actividades de la organización y sistemas de registros e información adecuados?,  ¿Puedo confiar en la información que poseo para evaluar problemas y tomar decisiones?.

En los casos en que no hay un control o información confiable dentro de las actividades de la organización, la toma de decisiones para la solución de problemas estará basada simplemente en informaciones muy generales; conocimientos sobre las circunstancias que rodean al problema o situaciones similares; y la experiencia, la capacidad de análisis o la intuición que posea la persona que toma la decisión. En todo caso, éstos serán aspectos importantes en la solución del problema pero es necesario asegurarse de no experimentar en la solución y para tomar decisiones con responsabilidad gerencial, se hace necesario llevar implícito siempre el proceso administrativo (planificar, organizar, dirigir y controlar) dentro de los cuales el control juega un papel bien significativo.

De acuerdo a Fayol (citado por Melinkoff, 1990), "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62)

 Según Koontz y  O´Donell (1996), el control “Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan” (s/p).

Para Stoner (1996), el control administrativo se define como “el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” (p.610).

Según Robbins y Coulter (2010), el control “es el proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral.” (p 397)

Los autores citados coinciden en que el control establece una relación entre lo planificado, proyectado o establecido desde un comienzo con los resultados obtenidos y en realidad, es lo que persigue ésta fase administrativa, a fin de corregir si hay desvío alguno de lo programado. Para ello, el control se vale de estándares, indicadores, e información general que muchas veces en las organizaciones del siglo XXI (en plena era de la información y comunicación), están contenidos en bases de datos o digitalizados en nubes de información diseñados por la organizaciones.

El control en la toma de decisiones debe ser tomado en cuenta desde dos puntos de vistas: como parte de los procesos administrativos y operativos que han de ser el punto de partida para evaluar, corregir y retroalimentar los procesos, como también, el dominio y seguimiento que se debe llevar sobre el curso de acción de las decisiones tomadas que garanticen hechos finales tal cual fueron concebidos cuando se tomaron las decisiones. Ambos puntos de vista permiten el “conocimiento concienzudo” del avance real de lo planificado y permite correcciones oportunas de errores en el curso de acción, basados en  tomando en cuenta la premisa  “entre mas tarde se tome una decisión, mas relevante e importante será la misma, y por lo tanto mas riesgos habrá en el alcance de sus resultados”.

Lcda. Francis Valeri M.

 

Referencias Bibliográficas:

Koontz H. y O Donnell C. (1970). Curso de Administración Moderna. Mc Graw Hill, Quinta Ed. Colombia.

Stoner, J. (1996). Administración. Sexta Edición. Prentice Hall. Hispanoamericana S.A. México.

Melinkoff, R. (1990). Los procesos administrativos. Editorial Panapo. Caracas.

Robbins, S., Coulter, M. (1996). Administración. Decima edición. Prentice Hall. México.